AIで作った資料をPPTXに書き出して、PowerPointで開いた。画面で見ていたはずの体裁と、どこか違う。文字が枠からはみ出していたり、行数が増えていたり、見出しの雰囲気が変わっていたりします。原因が分からないまま、1枚ずつ手で直し始めてしまったことはないでしょうか。
表示が変わる理由は、実のところそれほど多くありません。原因ごとに直す場所も決まっています。この記事では、どこから確認すれば早いのかを順番に見ていきましょう。
崩れて見える原因は、だいたい3つに絞れます
PPTXにした後で「崩れた」と感じるとき、その中身は次の3つのどれかであることがほとんどです。
フォントが手元にない — PowerPointが別の書体に置き換えて表示している
行の折り返しが変わった — 文字の幅が変わった結果、収まっていた行が入りきらなくなった
もともと画像として入っている — 崩れているのではなく、最初からその形で書き出されている
3つ目は崩れではありません。背景や、図と図をつなぐ矢印のように、画像として書き出される部分があります。PowerPoint上で文字を選べない、部品を個別に動かせないという状態は、故障ではなく仕様です。画像として入っている部分を崩れと勘違いすると、直しようのないものを直そうとして時間を使ってしまうことがあります。
見分け方は簡単です。気になる箇所をPowerPointでクリックして、文字にカーソルが入るかどうかを見てください。カーソルが入って文字を打ち替えられるならテキストとして書き出されているので、そのまま直せます。ひとかたまりの画像として選ばれるなら、直す場所は生成元のほうです。最初にこの確認をしておくと、どの箇所をPowerPointで抱え込むべきでないかが分かります。
1つ目と2つ目は関係しています。フォントが置き換わると文字の幅が変わり、その結果として折り返しがずれるためです。だから確認はフォントから始めます。
まずフォントから確認します
まずフォントを疑うのは、見出しの書体が違って見えるとき、文字が枠からはみ出しているとき、行数が増えているときです。
イルシルの場合、PPTXの書き出しを選んだときに「フォントのインストールはお済みですか？」という確認が表示されます。画面にはフォントのインストール方法を案内するヘルプへのリンクが置かれているので、手順に沿ってPCへ入れてから書き出し直すと、画面で見ていた体裁のまま扱えます。
見落としやすいのが、提出先の環境です。自分のPCにフォントを入れても、ファイルを受け取った相手のPCに同じフォントがなければ、相手の画面では別の書体に置き換わります。社外へそのまま送るファイルなら、体裁を確実に保ちたいときはPDFで渡すという選び方もあります。編集してもらう必要がないなら、PDFのほうが行き違いは起きにくいでしょう。
次に、文字量の多いスライドを見ます
フォントを入れ直しても収まりが悪いスライドが残ったら、文字量を見てください。もともと枠いっぱいに文字が入っていたスライドは、わずかな差でも行があふれます。
もう一つ知っておくと迷わないのが、折り返しの扱いです。イルシルは、画面で見えている行の折り返し位置を保った状態で書き出します。そのため、PowerPoint側で文章を足しても、枠の幅に合わせて自動で折り返らないことがあります。文言を大きく変えるなら、テキストボックスの幅を広げるか、改行を自分で入れて整えてください。
数文字の手直しならPowerPointで足りますが、段落ごと書き換えるくらいの変更になるなら、生成元で文言を直してから書き出し直すほうが結果的に早く終わります。
イルシルで直すか、PowerPointで直すかを分けましょう
直す場所の判断は、次のように分けると迷いません。
PowerPointで直すほうが早いもの
文言の修正、数値の打ち替え
表のセルの中身
提出直前の1行だけの書き換え
生成元へ戻ったほうが早いもの
レイアウトそのものの変更
背景や矢印など、画像として入っている部分
スライドを増やす、順番を大きく変える
目安として、直す箇所が数か所に収まるならPowerPointで済ませ、それ以上になるなら生成元へ戻ってください。イルシルであれば、エディタで文言を直すほか、中身の弱いスライドを1枚だけ選んでAIに作り直させることもできます。直したうえで書き出し直せば、フォントも折り返しもそろった状態のファイルが手に入ります。
イルシルからPowerPointへ持ち出すときの手順そのものは、イルシルでパワポ資料を作るにまとめています。
提出前にもう一度、通しで見てください
体裁の確認は、直した直後より、少し時間を置いてから通しで見るほうが抜けを見つけやすくなります。1枚目から順に送って、文字のはみ出し、書体の違い、画像の位置の3点だけを見てください。中身の正しさは別の作業なので、同時にやろうとすると両方とも粗くなります。
数値や固有名詞、引用の扱いを含めた提出前の点検は、AIで作った資料のチェックリストに手順をまとめてあります。体裁を整え終えたら、そちらも一度通してみてください。
